در راستای تکریم ارباب‌رجوع، تسریع در رسیدگی به درخواست‌های مهندسان و ساماندهی فرآیند‌های اداری، رئیس سازمان نظام مهندسی ساختمان استان مازندران بر نقش دفاتر نمایندگی در تسهیل ارتباط اعضا با سازمان تأکید کرد.
بر اساس ابلاغ رئیس سازمان، درخواست‌های اعضای محترم باید از مسیر دفاتر نمایندگی و همراه با اطلاعات و مستندات کامل به سازمان ارسال شود تا فرآیند بررسی و پاسخگویی، با سرعت، دقت و نظم بیشتری انجام گیرد.
این رویکرد با هدف کاهش رفت‌وآمد و مراجعات غیرضروری مهندسان، جلوگیری از ارسال ناقص درخواست‌ها، کاهش زمان پاسخگویی و ایجاد وحدت رویه در رسیدگی به امور اعضا دنبال می‌شود.
بر این اساس، دفاتر نمایندگی به‌عنوان نخستین حلقه ارتباطی سازمان با مهندسان در شهرستان‌ها نقش مهمی در دریافت، بررسی اولیه و ارسال منظم درخواست‌ها خواهند داشت.
رئیس سازمان نظام مهندسی ساختمان مازندران همچنین بر رعایت سلسله‌مراتب اداری، ارائه اطلاعات کامل پروژه و مشخصات درخواست‌کننده و توجه به فرآیند صحیح مکاتبات تأکید کرده است؛ رویکردی که می‌تواند به شفاف‌تر شدن مسیر پیگیری درخواست‌ها و ارتقای کیفیت خدمات‌رسانی به جامعه مهندسی استان منجر شود
